第一章 总  则

第一条为进一步做好学生档案管理工作，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，依据国家和教育行政管理部门的有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条学生档案管理工作要贯彻“为学生服务，为社会服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管。

第三条学生处负责管理学校全日制普通本科学生的档案，各学院及有关职能部门协助学生处做好学生档案材料收集工作。学生档案材料内容，包括但不限于：新生入学档案；各类成绩单；学籍异动材料；毕业相关材料；各类表彰材料；违纪处分相关材料；党团材料；服兵役材料；其他可收录的材料等。

第二章 管理机构

第四条学生处负责组织实施学生档案的日常管理工作，其职责是：

（一）督促、指导二级学院做好学生档案材料的收集、整理和移交工作；

（二）接收并归档学生档案材料；

（三）做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（四）办理学生档案的查（借）阅和转递；

（五）负责其它相关事项。

第三章 归档要求

第五条学生档案材料要成批集中归档。二级学院将学生档案全部整理完毕、粘贴密封条并在密封条上加盖学院公章后统一移交至学生处。

第六条所有归档材料应当真实、完整，凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第七条各类材料必须使用A4型办公用纸，用碳素墨水或者蓝黑墨水书写。

第八条所有上交的归档材料，应当在材料右上角标明学号、院（系）、年级、班级，并按学号顺序由小到大排列。

第九条归档材料交接时，双方经办人经核对无误后方能履行签字手续。归档材料不符合归档要求的，学生处有权拒收，并责令送交学院纠正后归档。

第四章 档案查（借）阅

第十条未经学校批准不得私自查看、借阅学生档案。任何学生不得查看或者借阅本人或者他人档案。

第十一条查（借）阅学生档案，应持单位（部门）介绍信及相关有效身份证件，同时办理相应登记手续后方可进行查（借）阅。查（借）阅当事人应当自觉遵守以下规定：

（一）严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，不得随档案管理人员进入档案库房；

（二）不得查（借）阅本人及其亲属的学生档案；

（三）不得将查（借）阅的学生档案带到个人居住地或公共场所；

（四）查（借）阅学生档案时，应当爱护档案材料，防止装错或丢失，保证档案的真实、完整，不得涂改、添注、勾画、损坏档案材料；不得随意抽出或增加档案材料；若发现档案中有问题，应及时向学生处说明，由学生处按有关规定处理，查（借）阅当事人不得擅自对学生档案进行处理。

（五）不得转借他人或向他人泄漏档案内容；

（六）未经批准，不得复印档案内容。

第十二条档案一般不外借。确需借出使用时，要由借阅单位填写《档案借阅申请表》，说明理由，注明归还时间，经主管负责人批准后办理借阅手续。

第五章 档案转递

第十三条学生毕业、转学、退学或者死亡后，应及时将档案转给新的主管单位。

（一）毕业生档案转递，由二级学院负责收集档案转递单信息并填写档案转递单，学生处按学院提交的档案接收方地址统一寄送。

（二）退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，由二级学院负责联系学生或学生家属，将其档案转回家庭所在地；

（三）毕业生在择业期内办理了档案暂存学校手续的，在择业期满未办理档案转递手续的，由学生处按规定将其档案寄送至生源所在地人事或教育部门。

（四）毕业生办理过档案转递手续后，应及时查询档案转递单号跟踪档案接收情况，如未被档案接收方正常接收的，应及时向学生处反映，由学生处责查询处理。

第十四条学生档案须经机要交通或邮政部门转递，必要时可派专人送取，一般不准本人自带。

第六章 附  则

第十五条学生档案室建设纳入学校档案管理的整体规划。

第十六条本办法自印发之日起施行。原《学生档案管理暂行办法》(校发字〔2017〕196号)同时废止。